Betriebskosten: Welche Hausmeister- und Reinigungskosten sind umlagefähig?

Was „umlagefähig“ bedeutet

Betriebskosten sind die laufenden Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück und den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes entstehen. Welche Kostenarten dazu gehören, listet § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) abschließend auf. Zwei Bedingungen müssen erfüllt sein, damit Sie eine Position auf die Mieter umlegen dürfen:

• Der Mietvertrag muss die Umlage vereinbaren. Ohne wirksame Vereinbarung trägt der Vermieter die Betriebskosten selbst. Ein Verweis auf die BetrKV oder die Formulierung „der Mieter trägt die Betriebskosten“ genügt in der Regel.
• Die Kosten müssen laufend entstehen und wirtschaftlich sein. Einmalige Maßnahmen und überhöhte Preise sind nicht umlagefähig (Wirtschaftlichkeitsgebot nach § 556 Abs. 3 BGB).

Diese Hausmeister- und Reinigungskosten sind umlagefähig

Hausmeister und Hauswart (§ 2 Nr. 14 BetrKV)

Umlagefähig sind die Kosten für die laufende Betreuung des Hauses: Kontrollgänge, Überwachung von Technik und Sicherheit, Bedienung von Anlagen, Kontrolle der Hausordnung, Betreuung der Müllplätze, Ansprechpartner für die Mieter. Nicht umlagefähig sind Anteile für Reparaturen, Instandhaltung und Verwaltungsarbeiten – auch wenn dieselbe Person sie erledigt. Deshalb ist es wichtig, dass Ihr Dienstleister diese Positionen auf der Rechnung trennt.

Gebäudereinigung (§ 2 Nr. 9 BetrKV)

Die regelmäßige Reinigung der Gemeinschaftsflächen ist umlagefähig: Treppenhaus, Flure, Kellergänge, Waschküche, Aufzug, Eingangsbereich sowie die Fenster dieser Flächen. Auch die Ungezieferbekämpfung fällt unter diese Position. Eine einmalige Grundreinigung nach Bauarbeiten gehört dagegen nicht dazu.

Gartenpflege (§ 2 Nr. 10 BetrKV)

Rasen mähen, Hecken schneiden, Beete pflegen, Laub beseitigen, Wege und Spielplätze instand halten – die laufende Pflege der Außenanlagen ist umlagefähig. Das Anlegen eines neuen Gartens ist es nicht. Die Kosten für das Fällen eines morschen, nicht mehr standsicheren Baums sind nach dem Bundesgerichtshof dagegen grundsätzlich als Gartenpflege umlagefähig (Urteil vom 10.11.2021, VIII ZR 107/20). Wann welcher Heckenschnitt erlaubt ist und wer im Mehrfamilienhaus schneidet, erklärt der Ratgeber Hecke schneiden: was wann erlaubt ist.

Straßenreinigung, Winterdienst und Müllbeseitigung (§ 2 Nr. 8 BetrKV)

Die Kosten für das Räumen und Streuen der Gehwege gehören zur Straßenreinigung und sind umlagefähig – einschließlich Streugut und Bereitschaft eines Winterdienstes. Ebenso die Gebühren der Müllabfuhr und die laufende Reinigung des Müllplatzes. Auch ein Mülltonnenservice, der die Tonnen bereitstellt und zurückholt, ist in der Regel umlagefähig, wenn der Mietvertrag die Umlage vorsieht. Unter welcher Position (etwa Hauswart oder Müllbeseitigung), legt die Verwaltung fest, aber nie doppelt.

Das darf nicht umgelegt werden

• Reparaturen und Instandhaltung – vom Türschließer bis zur Dachsanierung. Auch der Anteil der Hausmeisterstunden, der auf Reparaturen entfällt.
• Verwaltungskosten – Hausverwaltung, Buchhaltung, Rechtsberatung, Bankgebühren.
• Einmalige Maßnahmen – Grundreinigung nach Umbau, Entrümpelung eines Kellers.
• Leerstand – die auf leerstehende Wohnungen entfallenden Anteile trägt der Vermieter.

So sieht eine saubere Abrechnung aus

Vermieter müssen die Betriebskosten innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen (§ 556 Abs. 3 BGB). Damit die Abrechnung hält, sollten Sie auf drei Dinge achten:

1. Getrennte Rechnungspositionen: Reinigung, Hausmeister, Gartenpflege und Winterdienst einzeln ausweisen, Reparaturen separat.
2. Nachvollziehbarer Verteilerschlüssel: meist nach Wohnfläche, bei Reinigung und Hausmeister auch nach Wohneinheiten – so, wie es der Mietvertrag vorsieht.
3. Belege bereithalten: Mieter dürfen Einsicht verlangen. Leistungsverzeichnis, Rechnungen und Einsatzdokumentation sollten griffbereit sein.

Besonderheit bei Eigentümergemeinschaften

In einer WEG zahlen die Eigentümer Hausgeld an die Gemeinschaft. Wer seine Wohnung vermietet, darf aus dem Hausgeld nur die Positionen umlegen, die Betriebskosten im Sinne der BetrKV sind. Instandhaltungsrücklage und Verwaltergebühr bleiben beim Eigentümer. Eine Jahresabrechnung der WEG, die Betriebskosten getrennt ausweist, spart hier viel Arbeit – mehr dazu auf unserer Seite Hausmeisterservice für WEG.

Hausmeisterkosten steuerlich absetzen (§ 35a EStG)

Hausmeister-, Reinigungs-, Garten- und Winterdienstleistungen im selbst genutzten Wohnhaus gelten als haushaltsnahe Dienstleistungen. Nach § 35a Abs. 2 EStG ermäßigt sich die Einkommensteuer um 20 % der Arbeitskosten, bis zum gesetzlichen Höchstbetrag. Materialkosten zählen nicht. Kleinreparaturen gelten als Handwerkerleistungen; für sie gilt § 35a Abs. 3 EStG mit einem eigenen Höchstbetrag. Voraussetzung sind eine Rechnung und die Zahlung auf das Konto des Dienstleisters, nicht bar. Mieter können den Abzug über die Nebenkostenabrechnung geltend machen, Wohnungseigentümer über die Jahresabrechnung der WEG, wenn die Arbeitskosten darin ausgewiesen sind. Für vermietete Wohnungen gilt § 35a nicht; dort sind die Kosten beim Vermieter Werbungskosten. Stand: September 2026. Diese Übersicht ersetzt keine Steuerberatung.

Hinweis: Dieser Ratgeber gibt allgemeine Informationen wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.