Betriebskosten: Welche Hausmeister- und Reinigungskosten sind umlagefähig?

Was „umlagefähig“ bedeutet

Betriebskosten sind die laufenden Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück und den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes entstehen. Welche Kostenarten dazu gehören, listet § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) abschließend auf. Zwei Bedingungen müssen erfüllt sein, damit Sie eine Position auf die Mieter umlegen dürfen:

• Der Mietvertrag muss die Umlage vereinbaren. Ohne wirksame Vereinbarung trägt der Vermieter die Betriebskosten selbst. Ein Verweis auf die BetrKV oder die Formulierung „der Mieter trägt die Betriebskosten“ genügt in der Regel.
• Die Kosten müssen laufend entstehen und wirtschaftlich sein. Einmalige Maßnahmen sind keine Betriebskosten, weil Betriebskosten laufend entstehen müssen (§ 1 Abs. 1 BetrKV, § 556 Abs. 1 Satz 2 BGB). Überhöhte Preise verstoßen gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB).

Diese Hausmeister- und Reinigungskosten sind umlagefähig

Hausmeister und Hauswart (§ 2 Nr. 14 BetrKV)

Umlagefähig sind die Kosten für die laufende Betreuung des Hauses: Kontrollgänge, Überwachung von Technik und Sicherheit, Bedienung von Anlagen, Kontrolle der Hausordnung, Betreuung der Müllplätze. Nicht umlagefähig sind Anteile für Reparaturen, Instandhaltung und Verwaltungsarbeiten, dazu gehören auch das Annehmen von Störungsmeldungen und das Beauftragen von Reparaturen (BGH, VIII ZR 62/19, Rn. 20) – auch wenn dieselbe Person sie erledigt. Deshalb ist es wichtig, dass Ihr Dienstleister diese Positionen auf der Rechnung trennt. Welche Aufgaben ein Hausmeister übernimmt und wo die Grenze zur Instandhaltung liegt, zeigt unser Ratgeber zu den Aufgaben und Grenzen eines Hausmeisterservice.

Gebäudereinigung (§ 2 Nr. 9 BetrKV)

Die regelmäßige Reinigung der Gemeinschaftsflächen ist umlagefähig: Treppenhaus, Flure, Kellergänge, Waschküche, Aufzug, Eingangsbereich sowie die Fenster dieser Flächen. Auch die Ungezieferbekämpfung fällt unter diese Position. Eine einmalige Sonderreinigung aus besonderem Anlass gehört dagegen nicht dazu.

Gartenpflege (§ 2 Nr. 10 BetrKV)

Rasen mähen, Hecken schneiden, Beete pflegen, Laub beseitigen, Spielplätze (einschließlich der Erneuerung von Sand) sowie Plätze, Zugänge und Zufahrten pflegen – die laufende Pflege der Außenanlagen ist umlagefähig, wenn der Mietvertrag die Umlage vorsieht. Das Anlegen eines neuen Gartens ist es nicht. Die Kosten für das Fällen eines morschen, nicht mehr standsicheren Baums sind nach dem Bundesgerichtshof dagegen grundsätzlich als Gartenpflege umlagefähig (Urteil vom 10.11.2021, VIII ZR 107/20). Wann welcher Heckenschnitt erlaubt ist und wer im Mehrfamilienhaus schneidet, erklärt der Ratgeber Hecke schneiden: was wann erlaubt ist.

Straßenreinigung, Winterdienst und Müllbeseitigung (§ 2 Nr. 8 BetrKV)

Die Kosten für das Räumen und Streuen der öffentlichen Gehwege gehören zur Straßenreinigung und sind umlagefähig, wenn der Mietvertrag die Umlage vorsieht – einschließlich Streugut und Bereitschaft eines Winterdienstes. Ebenso die Gebühren der Müllabfuhr und die laufende Reinigung des Müllplatzes. Auch ein Mülltonnenservice, der die Tonnen bereitstellt und zurückholt, kann umlagefähig sein, wenn der Mietvertrag die Umlage vorsieht; die Betriebskostenverordnung nennt diese Leistung nicht ausdrücklich. Unter welcher Position (etwa Hauswart oder Müllbeseitigung), legt die Verwaltung fest, aber nie doppelt. Für Winterdienst auf Wegen, Zugängen und Zufahrten des eigenen Grundstücks kommt neben § 2 Nr. 8 auch die Gartenpflege nach § 2 Nr. 10 BetrKV in Betracht (Pflege von Plätzen, Zugängen und Zufahrten, die dem nicht öffentlichen Verkehr dienen); die Zuordnung ist nicht abschließend geklärt.

Sonstige Betriebskosten (§ 2 Nr. 17 BetrKV) nur bei Einzelnennung

Laufende Kosten, die § 2 BetrKV nicht eigens aufführt, können als sonstige Betriebskosten umgelegt werden. Dafür muss der Mietvertrag jede dieser Kostenarten einzeln benennen; ein pauschaler Verweis auf „sonstige Betriebskosten“ genügt nicht. Ein Beispiel aus der Rechtsprechung sind Dachrinnen, die regelmäßig gereinigt werden müssen (BGH, Urteil vom 07.04.2004, VIII ZR 167/03). Kosten, die nur einmal oder aus besonderem Anlass entstehen, bleiben auch hier beim Vermieter. Wann diese Reinigung umlagefähig ist und wann nicht, steht im Ratgeber zur Dachrinnenreinigung durch Mieter oder Vermieter.

Das darf nicht umgelegt werden

• Reparaturen und Instandhaltung – vom Türschließer bis zur Dachsanierung. Auch der Anteil der Hausmeisterstunden, der auf Reparaturen entfällt.
• Verwaltungskosten – Hausverwaltung, Buchhaltung, Rechtsberatung, Bankgebühren.
• Einmalige Maßnahmen – etwa eine Sonderreinigung aus besonderem Anlass oder die Entrümpelung eines Kellers.
• Leerstand – die auf leerstehende Wohnungen entfallenden Anteile trägt der Vermieter.

So sieht eine saubere Abrechnung aus

Vermieter müssen die Betriebskosten innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen (§ 556 Abs. 3 BGB). Damit die Abrechnung hält, sollten Sie auf drei Dinge achten:

1. Getrennte Rechnungspositionen: Reinigung, Hausmeister, Gartenpflege und Winterdienst einzeln ausweisen, Reparaturen separat.
2. Nachvollziehbarer Verteilerschlüssel: meist nach Wohnfläche, bei Reinigung und Hausmeister auch nach Wohneinheiten – so, wie es der Mietvertrag vorsieht.
3. Belege bereithalten: Mieter dürfen Einsicht verlangen (§ 556 Abs. 4 BGB). Leistungsverzeichnis, Rechnungen und Einsatzdokumentation sollten griffbereit sein.

Abrechnung für 2025: Frist, Belege und Einwendungen

Bei Wohnraum gilt: Ist der Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr 2025, muss die Abrechnung dem Mieter bis zum 31.12.2026 zugehen. Das folgt aus der Frist von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Kommt sie später an, kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB).

Sind die Hausmeister- oder Reinigungskosten gegenüber dem Vorjahr deutlich gestiegen, lohnt für Mieter ein Blick in die Unterlagen:

• Belege einsehen: Der Vermieter muss auf Verlangen Einsicht in die Belege gewähren, die der Abrechnung zugrunde liegen. Er darf sie auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB).
• Anteile prüfen: Zu den Hauswartkosten gehört nur, was nicht Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder Hausverwaltung betrifft (§ 2 Nr. 14 BetrKV). Weist die Rechnung nur einen Gesamtbetrag aus, können Mieter nach der Aufteilung fragen.
• Notdienst: Eine Notdienstpauschale, die der Vermieter dem Hausmeister zahlt, zählt nach dem Bundesgerichtshof nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten; sie gehört zu den Verwaltungskosten, die der Vermieter selbst trägt (Urteil vom 18.12.2019, VIII ZR 62/19). Wie Betreuung, Reparaturen und Notdienst schon im Vertrag getrennt werden, erklärt der Ratgeber zum Hausmeistervertrag.
• Wirtschaftlichkeit: Bei der Abrechnung ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB).
• Einwendungen: Mieter müssen sie dem Vermieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Geht die Abrechnung im Dezember 2026 zu, läuft diese Frist bis Ende Dezember 2027.

Für Gewerberäume gelten diese Fristen nicht unmittelbar (§ 578 BGB verweist nicht auf § 556 BGB); maßgeblich ist dort der Mietvertrag.

Das ist eine allgemeine Information. Eine Rechtsberatung im Einzelfall geben wir nicht.

Besonderheit bei Eigentümergemeinschaften

In einer WEG zahlen die Eigentümer Hausgeld an die Gemeinschaft. Wer seine Wohnung vermietet, darf aus dem Hausgeld nur die Positionen umlegen, die Betriebskosten im Sinne der BetrKV sind. Instandhaltungsrücklage und Verwaltergebühr bleiben beim Eigentümer. Eine Jahresabrechnung der WEG, die Betriebskosten getrennt ausweist, spart hier viel Arbeit – mehr dazu auf unserer Seite Hausmeisterservice für WEG.

Hausmeisterkosten steuerlich absetzen (§ 35a EStG)

Hausmeister-, Reinigungs-, Garten- und Winterdienstleistungen im selbst genutzten Wohnhaus gelten als haushaltsnahe Dienstleistungen. Nach § 35a Abs. 2 EStG ermäßigt sich die Einkommensteuer um 20 % der Arbeitskosten, bis zum gesetzlichen Höchstbetrag. Materialkosten zählen nicht. Kleinreparaturen gelten als Handwerkerleistungen; für sie gilt § 35a Abs. 3 EStG mit einem eigenen Höchstbetrag. Voraussetzung sind eine Rechnung und die Zahlung auf das Konto des Dienstleisters, nicht bar. Mieter können den Abzug über die Nebenkostenabrechnung geltend machen, Wohnungseigentümer über die Jahresabrechnung der WEG, wenn die Arbeitskosten darin ausgewiesen sind. Für vermietete Wohnungen gilt § 35a nicht; dort sind die Kosten beim Vermieter Werbungskosten. Stand: Oktober 2026. Diese Übersicht ersetzt keine Steuerberatung.

Hinweis: Dieser Ratgeber gibt allgemeine Informationen wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

Rechtsgrundlagen, Urteile und Quellen

• § 1 BetrKV (Begriff der Betriebskosten) · § 2 BetrKV (Katalog; hier Nr. 8 Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Nr. 9 Gebäudereinigung, Nr. 10 Gartenpflege, Nr. 14 Hauswart, Nr. 17 sonstige Betriebskosten)
• § 556 BGB (Vereinbarung, Abrechnungsfrist, Wirtschaftlichkeit, Belegeinsicht) · § 556a BGB (Abrechnungsmaßstab, ohne Vereinbarung nach Wohnfläche)
• § 28 WEG (Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung) · § 35a EStG (haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen)
• BGH, Urteil vom 10.11.2021, VIII ZR 107/20 (Fällen eines morschen Baums als Gartenpflege) · BGH, Urteil vom 07.04.2004, VIII ZR 167/03 (Dachrinnenreinigung als sonstige Betriebskosten) · BGH, Urteil vom 18.12.2019, VIII ZR 62/19 (Notdienstpauschale als Verwaltungskosten)

Alle Gesetze und Urteile dieser Seite haben wir am 08.10.2026 im Wortlaut geprüft, §§ 1 und 2 BetrKV, § 556 BGB und § 35a EStG erneut am 25.10.2026; § 556 Abs. 3 und 4 und § 578 BGB, § 2 Nr. 14 BetrKV und das Urteil VIII ZR 62/19 zuletzt am 29.10.2026.